안녕하세요:)
학습팀 인턴 조아영입니다!

요즘같이 사회적 거리두기를 권고하고 있는 분위기에서 학교, 기업들 또한 온라인 학습과 재택근무를 지원하고 있습니다.
하지만, 오프라인이 아닌 온라인을 통한 업무 진행 및 공유 등은 결코 쉽지만은 않은 상황인데요,
오늘부터 이러한 어려움을 이겨내게 도와줄 구글 G-suite 사용법을 저를 포함한 각 팀의 인턴들이 시리즈로 업로드할 예정입니다.
그 첫번째 이야기는 '구글 문서 주요 기능 활용법'! 공동작업 시 필요한 기능들만 쏙쏙 뽑아 총 5가지로 준비해보았으니, 잘 따라와 주세요!:)

 

1. 구글 문서 보기 모드 3가지

구글 문서는 무료로 다수 인원과 자료를 편리하게 공유할 수 있고, 모든 내용이 실시간으로 저장되기 때문에 사용이 간편하다는 것이 가장 큰 장점인데요, 이러한 구글 문서 보기 모드는 총 3가지입니다.
1) 수정 모드
- 가장 기본적인 설정으로 직접 글을 작성하고 수정할 수 있는 모드
2) 제안 모드
- 아마 공동 작업 시 필수적으로 사용하게 되는 모드인 것 같은데요, 이는 타인과 공유한 문서일 경우 작성자가 아닌 타인이 문서에 제안사항을 따로 표시할 수 있는 모드입니다. 때문에 공동 작업시 문서의 내용을 삭제하지 않고도 수정 내용을 쉽게 전달할 수 있어 유용합니다.

제안모드 중 '바꾸기' 예시

 

제안을 수락할 시, 반영 기록이 남음

3) 보기 모드
- 최종 문서를 보거나 인쇄할 수 있는 모드

 

2. 구글 문서 공유 및 액세스 권한 부여 방법

앞서 말씀드렸듯이, 구글 문서 최대의 장점은 "공유"가 쉬워, 공동작업 진행 시 수월하다는 점이었는데요,
공유된 파일을 누구나 수정할 수 있는 것은 아니고, 자신이 소유하거나 수정 권한이 있는 파일만 수정이 가능한 공유 상태가 됩니다.
그렇다면, 엑세스 권한은 어떻게 부여하는 것일까요?

구글 문서 작성 페이지에서 우측 상단을 보시면 파란색 공유 아이콘이 있습니다. 이 아이콘을 클릭한 후, 아래와 같은 창이 뜨게 되면,

파일을 다른 사용자와 공유하기

우측에 수정 아이콘을 클릭하고 엑세스 수준을 선택합니다.
1) 수정 가능

- 공동작업자가 콘텐츠를 수정 및 추가, 댓글 추가 가능
2) 댓글 작성 기능
- 공동작업자가 댓글을 추가할 수는 있으나 콘텐츠는 수정할 수 없는 기능
3) 보기 기능
- 사용자는 파일을 볼 수 있지만, 수정하거나 댓글을 추가할 수는 없는 기능

이렇게 액세스 수준 선택 후, 완료 아이콘을 클릭하면 공유 완료!

 

3. 구글 문서 파일 엑세스 권한 만료일 설정법

이렇게 파일을 다른 사용자와 공유할 때, 파일 엑세스 권한의 만료일을 설정할 수 있습니다.
파란색 공유 아이콘을 클릭한 후, 앞서 보여드린 '다른 사용자와 공유' 창이 뜨게 되면 오른쪽 하단에서 '고급'을 클릭하세요.

구글 문서 파일 엑세스 권한 만료일 설정법

이후, '액세스 권한이 있는 사용자'아래에서 만료일을 제한하려는 사용자 위로 커서를 이동하게 되면 만료일 설정 아이콘(시계모양)이 나타나게 됩니다.
시계 아이콘을 누르면, 7일 혹은 30일을 기본으로 만료일로 설정 가능하고, 기타 설정을 통해 달력을 보고 일 단위로 만료일 설정이 가능합니다. 파일 엑세스 권한을 부여받은 공동작업자라고 할지라도, 엑세스 권한이 만료되면 더 이상 공동작업 시 편집을 정상적으로 진행할 수 없게 되는 것이죠!

 

4. 구글 문서 댓글 추가 방법

구글 문서를 통한 공동작업 시, 유용하게 쓰일 또 한 가지 기능!
바로 '댓글'기능입니다.
문서 내용 자체를 직접 수정하는 것이 아닌 댓글을 통해 수정 사항 등을 전달하고, 작성자가 댓글 내용을 반영한 후 해결 아이콘을 눌러 완료하면 되는데요, 좀 더 자세히 알아볼까요?
먼저 댓글 작성자는 댓글을 추가하고 싶은 내용에 커서를 위치시키거나, 댓글을 추가하고 싶은 내용을 블록 지정합니다.
1) 커서를 위치시킨 경우
- 커서를 위치시킨 후 문서 페이지 가장 우측 부분에 마우스를 가져다 놓으면 댓글 아이콘이 생성되게 됩니다.
2) 댓글을 추가하고 싶은 내용을 블록 지정
- 자동으로 문서 페이지 우측에 댓글 아이콘이 생성될 것입니다. 아이콘을 눌러 댓글을 작성하게 되면, 항상 해당 내용 우측에서 댓글 내용을 확인하실 수 있습니다. 

댓글 반영시 모습

작성자는 댓글 내용을 확인한 후, 문서를 수정하고 해결 버튼을 클릭하여 댓글 반영을 완료합니다. 완료된 댓글은 문서 페이지에서 사라지게 되며, 우측 상단 회색 말풍선 아이콘을 통해 현재까지의 댓글 상황을 확인할 수 있습니다. 이 곳에서 완료된 댓글을 다시 불러올 수도 있으며, 댓글 수정도 가능합니다.

 

5. 구글 문서 파일 변경 사항 확인 방법

지금까지 구글 문서 활용법에 대해 알아보다 보니, 여러 사용자가 파일 하나를 공동 작업하여 누가, 언제, 어떻게 파일을 변경했는지 정확히 파악하기 어려워 걱정이신가요~?
구글 문서는 공유 파일의 변경사항 및 변경한 사용자를 식별하여 변경사항을 확인하고, 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있는 방법이 있습니다! 지금부터 그 방법에 대해 알려드리도록 하겠습니다!

파일 → 버전기록 →버전기록보기

문서 작성 페이지의 좌측 상단을 보시면, '파일' 아이콘이 있는데요~ 이것을 클릭한 후 '버전 기록 → 버전 기록 보기'를 순차적으로 클릭해주세요.

이전 버전 복원하기 / 타임스탬프 확인하기

여기까지 따라오셨다면? 우측에 수정 일자, 수정자가 적힌 타임스탬프들을 확인하실 수 있을 것입니다. 타임스탬프를 클릭할 경우, 문서 작성자와 각 수정자 이름 옆 색상이 수정자가 수정한 내용에 해당 색상으로 표시되게 됩니다.
타임스탬프 클릭 후, 상단에 '이 버전 복원하기'를 클릭할 시, 현재 미리 보기 창에서 보고 있는 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
또한, 타임스탬프에서 일자를 클릭할 경우, 해당 버전의 이름을 지정할 수 있습니다. 만약 이전 버전으로 복원할 계획이시라면, 사본을 생성하여 작업하시는 게 안전하고 좋겠죠?
이전 버전의 사본을 생성하려면, 타임스탬프 우측 상단에 더보기 아이콘을 클릭한 후, 사본 생성을 클릭하면 바로 사본이 생성됩니다.
이제 더 이상 문서의 이전 내역이 사라질까 염려하실 일은 없겠죠?:)

 

오늘은 이렇게 '구글 문서 주요 기능 활용법'에 대해 포스팅해보았는데, 유용한 정보가 되었을까요~?
다음에는 구글 문서를 제외한 구글 스프레드 시트, 구글 프레젠테이션에 대한 꿀팁들을 들고 찾아올 테니까요,
기대 많이 해주시고! 다음 포스팅에서 만나요~:)

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